EnglishНа русском

Переглянути у форматі pdf

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В ПУБЛІЧНОМУ УПРАВЛІННІ: ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ, ПЕРЕВАГИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ
К. В. Копняк, В. В. Покиньчереда

DOI: 10.32702/2307-2156-2020.10.35

УДК: 004.91:651.012:352/354(045)

К. В. Копняк, В. В. Покиньчереда

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В ПУБЛІЧНОМУ УПРАВЛІННІ: ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ, ПЕРЕВАГИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ

Анотація

Електронний документообіг є інструментом організації та адміністрування інформації, що також виступає каталізатором управління знаннями та постійного вдосконалення. Ефективність публічного управління та адміністрування значною мірою залежить від швидкого вирішення завдань створення, відправлення, одержання, оброблення, передавання, зберігання електронних документів. Системи електронного документообігу підвищують ефективність роботи, скорочують тривалість вирішення завдань, пов’язаних із діяльністю органів державної влади та місцевого самоврядування. У статті проаналізовано проблеми впровадження електронного документообігу в публічному управлінні та фактори, що їх спричиняють, визначено головні переваги, досліджено стан та окреслено перспективи в контексті становлення цифрового урядування. Систематизовані та узагальнені підходи щодо побудови та впровадження системи електронного документообігу як складової підвищення ефективності та прозорості діяльності органів державної влади. Авторами запропоновано узагальнену схему електронного документообігу організації, що сприятиме збереженню і раціональному використанню людських ресурсів, а також підвищенню ефективності управління потоками документів в органах публічної влади.

Ключові слова: електронний документ; електронний документообіг; система електронного документообігу; публічне управління; цифрове урядування.

Література

1. Мельничук Л. І., Головченко М. М. Питання впровадження електронного документообігу в органах державної влади. Вчені записки ТНУ імені В. І. Вернадського. Серія: Філологія. Соціальні комунікації. 2019. Т. 30 (69). № 1, Ч. 2. С. 154-159.
2. Клюцевський В. І. Механізми впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади: автореф. дис. … канд. наук з держ. упр.; 25.00.02 / Херсон. нац. техн. ун-т; Одес. регіон. ін-т держ. упр. Нац. акад. держ. упр. при Президентові України. Одеса, 2019. 23 с.
3. Писаренко В. П. Організаційно-правові засади електронного документування в органах влади : монографія. Полтава : ПУЕТ, 2012. 250 с.
4. Прилипко Н. О. Вдосконалення системи електронного документообігу в органах державної влади. Збірник наукових праць Донецького державного університету управління. Серія: Державне управління. 2014. Т. 15, Вип. 286. С. 155-164.
5. Механізми електронного урядування в інформаційному суспільстві: монографія / П. С. Клімушин, Д. В. Спасібов; за ред. О. В. Радченка. Харків : Вид-во ХарРІ НАДУ «Магістр», 2017. 116 с.
6. Ніколіна І.І., Ніколіна І.І., Януш М.П. Особливості впровадження та перспективи Mobile ID в Україні. Комп’ютерно-інтегровані технології: освіта, наука, виробництво. 2019. №34. С.91-95.
7. UN E-Government Knowledgebase. Country Data. URL: https://publicadministration.un.org/egovkb/en-us/Data-Center (дата звернення: 14.10.2020).
8. Document management in the Public Administration enhances transparency. URL: https://www.docpath.com/art-public-administration-document-management-system/ (дата звернення: 17.10.2020).
9. Впровадження електронного врядування та електронної демократії на місцевому рівні. Вінниця: Бібліотека місцевого самоврядування, 2019. 63 с. URL: http://sg.vn.ua/wp-content/uploads/2019/12/Vprovadzhennya-elektronnogo-vryaduvannya-ta-elektronnoyi-demokratiyi-na-mistsevomu-rivni.pdf (дата звернення: 17.10.2020).
10. Про електронні довірчі послуги : Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19 (дата звернення: 12.10.2020).
11. Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності : постанова КМУ від 19.09.2018 № 749. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/749-2018-%D0%BF (дата звернення: 12.10.2020).
12. Регламент взаємодії Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (версія 2.0) з системами електронного документообігу. Київ, 2019. 126 с. URL: https://dir.gov.ua/doc/Reglament.pdf (дата звернення: 17.10.2020).
13. Е-урядування – ключ до реформ в Україні. URL: https://www.kmu.gov.ua/news/e-uryaduvannya-klyuch-do-reform-v-ukrayini (дата звернення: 03.10.2020).
14. Мінцифри запускає цифровий моніторинг якості послуг ЦНАПів. URL: https://legalhub.online/legal-tech/mintsyfry-zapuskaye-tsyfrovyj-monitoryng-yakosti-poslug-tsnapiv/ (дата звернення: 04.10.2020).
15. Моніторинг впровадження інструментів електронного урядування в органах місцевого самоврядування. Вінниця: ГО «Подільська агенція регіонального розвитку», 2015. 84 с. URL: http://dialog.lviv.ua/wp-content/uploads/2016/02/Monitoryng_REZ_final_2015_ukr.pdf (дата звернення: 04.10.2020).
16. Інформація про кількісний склад державних службовців у органах державної влади за ІІ квартал 2020 року (станом на 30.06.2020) / Національне агентство України з питань державної служби. URL: https://nads.gov.ua/storage/app/sites/5/DIYALNIST/KSDS/2-kv-2020.pdf (дата звернення: 17.10.2020).
17. Портал реформи адміністративних послуг. IT-технології та їх застосування у роботі ЦНАП. Загальні рекомендації щодо застосування інформаційних технологій у діяльності органів місцевого самоврядування об’єднаних територіальних громад та створених ними центрів надання адміністративних послуг. URL: https://cnap.in.ua/itgeneral/ (дата звернення: 17.10.2020).
18. Про схвалення Концепції створення та функціонування інформаційної системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів : розпорядження Кабінету Міністрів України від 05.09.2012 №634-р. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/634-2012-%D1%80#Text (дата звернення: 15.10.2020).
19. Копняк К. В., Костунець Т. А. Автоматизація документообігу як складова підвищення ефективності діяльності підприємства. ЕКОНОМІКА. ФІНАНСИ. МЕНЕДЖМЕНТ: актуальні питання науки і практики. 2017. № 11(27). С. 57-68.

K. Kopniak, V. Pokynchereda

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN PUBLIC ADMINISTRATION: PROBLEMS OF IMPLEMENTATION, ADVANTAGES AND PROSPECTS

Summary

Electronic document management is a tool for organization and administration of information, which also acts as a catalyst for knowledge management and continuous improvement. The efficiency of public management and administration mostly depends on rapid problems solving of creating, sending, receiving, processing, transmission, storage of electronic documents. Electronic document management systems increase the efficiency of work, reduce the duration of solving tasks related to the activities of public authorities and local governments. The article analyzes the problems of implementation of electronic document management in public administration and the causative factors. The main advantages are identified, the conditions are researched and the prospects in the context of digital governance are identified. The approaches to the construction and implementation of electronic document management as a component of improving the efficiency and transparency of public authorities are systematized and generalized. The objective of electronic document management is to create in public authorities a fully developed system of document management, workflow management, control of executive discipline, including mechanisms for technological and information processes of document processing and control of these processes. The authors propose a generalized scheme of electronic document management of the organization, which will save and rationalize use of human resources and improving the efficiency of document flow management in public authorities. The incorporation of electronic document management systems requires integrated planning, otherwise it does not produce to significant improvements and even disrupt efficient “manual” processes. For this purpose, should be used the preferences of concept of "single window" and "single office" for digital information flow to reduce costs, to improve processes and the quality of the services. This way, it enables the electronic interaction with the citizens, service providers and officials to make processes more transparent.

Keywords: electronic document; electronic document management; e-document management system; public administration; e-governance.

References

1. Melnychuk, L. I. and Holovchenko, M. M. (2019), “On implementation of electronic document flow in bodies of government authorities”, Scientific notes of Taurida National V.I. Vernadsky University, series “Philology. Social Communications”, vol. 30 (69), no. 1, part 2, pp. 154-159.
2. Kliutsevskyi, V. I. (2019), “Mechanisms for the implementation of electronic document management in local executive bodies”, Ph.D. Thesis, Mechanisms of public administration, Odessa Regional Institute for Public Administration of the National Academy for Public Administration under the President of Ukraine, Odessa, Ukraine.
3. Pysarenko, V. P. (2012), Organizatsiino-pravovi zasady elektronnogo dokumentuvannia v organah vlady [Organizational and legal principles of electronic documentation in government], Poltava, PUET, Ukraine.
4. Prylypko, N. O. (2014), “Improving the system of electronic document management in public authorities”, Zbirnyk naukovykh prats Donetskoho derzhavnoho universytetu upravlinnia. Seriia: Derzhavne upravlinnia, vol. 15, issue 286, pp. 155-164.
5. Klimushyn, P. S. and Spasibov, D. V. (2017), Mechanisms of e-governance in the information society [Mekhanizmy elektronnoho uriaduvannia v informatsijnomu suspilstvi], Kharkiv, Vyd-vo KharRI NADU «Mahistr», Ukraine.
6. Nikolina, I. I. Nikolina, I. I. and Yanush, M. P. (2020), “Peculiarities of implementation and perspectives of Mobile ID in Ukraine”, Computer-integrated technologies: education, science, production, no. 34, pp. 91-95.
7. UN E-Government Knowledgebase. Country Data (2020), available at: https://publicadministration.un.org/egovkb/en-us/Data-Center (Accessed 17 October 2020).
8. Document management in the Public Administration enhances transparency (2014), available at: https://www.docpath.com/art-public-administration-document-management-system/ (Accessed 17 October 2020).
9. Vinnytsia Regional Association of Local Self-Government Bodies (2019), “Implementation of e-government and e-democracy at the local level”, available at: http://sg.vn.ua/wp-content/uploads/2019/12/Vprovadzhennya-elektronnogo-vryaduvannya-ta-elektronnoyi-demokratiyi-na-mistsevomu-rivni.pdf (Accessed 17 October 2020).
10. The Verkhovna Rada of Ukraine (2017), The Law of Ukraine “On electronic trust services”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19 (Accessed 12 October 2020).
11. Cabinet of Ministers of Ukraine (2018), “Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine "On approval of the use of electronic trust services to government agencies, local governments, enterprises, institutions and state-owned organizations"”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/749-2018-%D0%BF (Accessed 12 October 2020).
12. Regulations of interaction of electronic interaction of executive authorities (version 2.0) with Electronic Document Management System (2019), available at: https://dir.gov.ua/doc/Reglament.pdf (Accessed 12 October 2020).
13. E-government is the key to reforms in Ukraine (2019), available at: https://www.kmu.gov.ua/news/e-uryaduvannya-klyuch-do-reform-v-ukrayini (Accessed 03 October 2020).
14. The Ministry of Digital Transformation is launching digital monitoring of the quality of services of ASCs (2019), available at: https://legalhub.online/legal-tech/mintsyfry-zapuskaye-tsyfrovyj-monitoryng-yakosti-poslug-tsnapiv/ (Accessed 04 October 2020).
15. Monitoring the implementation of e-government tools in local governments (2015), available at: http://dialog.lviv.ua/wp-content/uploads/2016/02/Monitoryng_REZ_final_2015_ukr.pdf (Accessed 04 October 2020).
16. National Agency of Ukraine for Civil Service Affairs (2020), “Information on the number of members of the civil servants in government agencies for the second quarter of 2020 (as of 06/30/2020)”, available at: https://nads.gov.ua/storage/app/sites/5/DIYALNIST/KSDS/2-kv-2020.pdf (Accessed 17 October 2020).
17. Administrative Services Reform Portal (2017), “IT-technologies and their applications in the ASC”, available at: https://cnap.in.ua/itgeneral/ (Accessed 17 October 2020).
18. Cabinet of Ministers of Ukraine (2012), “Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine "On approval of the Concept of creation and operation of information systems of electronic interaction between public electronic information resources"”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/634-2012-%D1%80#Text (Accessed 15 October 2020).
19. Kopniak, K. V. and Kostunets, Т. А. (2017), “Document circulation as a component of increasing the efficiency of the enterprise”, ECONOMY, FINANCES, MANAGEMENT: topical issues of science and practical activity, no. 11(27), pp. 57-68.

№ 10 2020

Дата публікації: 2020-10-29

Кількість переглядів: 115

Відомості про авторів

К. В. Копняк

старший викладач кафедри економічної кібернетики та інформаційних систем, Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, м. Вінниця

K. Kopniak

Senior lecturer of the Department of Economic Cybernetics and Information Systems, Vinnytsia Institute of Trade and Economics of KNUTE, Vinnytsia

ORCID:

0000-0003-0618-0359


В. В. Покиньчереда

к.е.н., доцент, доцент кафедри обліку та оподаткування, Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, м. Вінниця

V. Pokynchereda

PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Taxation, Vinnytsia Institute of Trade and Economics of KNUTE, Vinnytsia

ORCID:

0000-0003-2734-8667

Як цитувати статтю

Копняк К. В., Покиньчереда В. В. Електронний документообіг в публічному управлінні: проблеми впровадження, переваги та перспективи. Державне управління: удосконалення та розвиток. 2020. № 10. – URL: http://www.dy.nayka.com.ua/?op=1&z=1798 (дата звернення: 25.11.2020). DOI: 10.32702/2307-2156-2020.10.35

Kopniak, K. and Pokynchereda, V. (2020), “Electronic document management in public administration: problems of implementation, advantages and prospects”, Derzhavne upravlinnya: udoskonalennya ta rozvytok, [Online], vol. 10, available at: http://www.dy.nayka.com.ua/?op=1&z=1798 (Accessed 25 Nov 2020). DOI: 10.32702/2307-2156-2020.10.35

Creative Commons License

Стаття розповсюджується за ліцензією
Creative Commons Attribution 4.0 Міжнародна.